Dokumenter, pdf’er og webtilgængelighed

Tilgængelighed

En af de største udfordringer, når en hjemmeside skal tilgængeliggøres er ofte de mange dokumenter der linkes til. Der er typisk tale om ældre pdf’er, og de efterlever typisk ikke tilgængelighedskrav, hvilket resulterer i at mange af vores kunder river sig i håret. I denne artikel gennemgår vi krav, deadlines og giver tips til at fixe tilgængeligheden på dine dokumenter.

Tilgængelighed

Dokumenter, pdf’er og webtilgængelighed

En af de største udfordringer, når en hjemmeside skal tilgængeliggøres er ofte de mange dokumenter der linkes til. Der er typisk tale om ældre pdf’er, og de efterlever typisk ikke tilgængelighedskrav, hvilket resulterer i at mange af vores kunder river sig i håret. I denne artikel gennemgår vi krav, deadlines og giver tips til at fixe tilgængeligheden på dine dokumenter.

Deadlines

Når tilgængelighedsloven træder i kraft for offentlige myndigheder d. 23. september 2020, så gælder kravene også for dine pdf-filer og andre dokumenter.

Alle dokumenter publiceret efter d. 23. september 2018 skal efterleve kravene fuldt ud. Og hvis de er fra før denne dato, skal de alligevel være fuldt tilgængelige hvis de, som Digitaliseringsstyrelsen skriver, er ”nødvendige for aktive administrative processer”. Dvs. dokumenter, der f.eks. vejleder i brugen af en selvbetjeningsløsning, men dagsordener og referater er også typisk omfattet, da disse typisk vil være nødvendige for en administrativ proces.

Altså kort sagt: Alle væsentlige pdf’er, word-dokumenter og lignende skal være tilgængelige.

Og hvad betyder det så? Hvornår er et dokument tilgængeligt?

De 50 WCAG-regler, som vi gennemgår i et format der er til at forstå i vores WCAG-guide, gælder også når det kommer til dokumenter. Problemet er bare at Word, InDesign og andre tekstredigeringsprogrammer sjældent skaber tilgængelige dokumenter. Det kan godt lade sig gøre at lave tilgængelige dokumenter i disse programmer, men det er sjældent tilfældet. Og slet ikke hvis der er tale om en layoutet publikation med illustrationer, grafer osv. Så er tilgængeligheden i 9 ud af 10 tilfælde gået fløjten.

Hvis der derimod er tale om rene tekstsider i Word, er disse oftest nemmere at gøre tilgængelige uden at have en ekspert inde over.

3 gode råd

  • HTML er så meget nemmere at gøre tilgængeligt. 
  • Få en leverandør til at lave jeres Wordskabeloner tilgængelige.
  • Få udarbejdet jeres publikationer i HTML eller af tilgængelighedseksperter

Tilretning af eksisterende pdf’er

Pdf-filer og andre dokumenter, som er publiceret før d. 23. september 2018, skal kun overholde lovens krav om webtilgængelighed, hvis de er ”nødvendige for aktive administrative processer”. Det kan for eksempel være dokumenter, der vejleder i brugen af en selvbetjeningsløsning eller dokumenter, som indgår i selvbetjeningsløsningen. Løsningsforslag til tilretning af disse PDF'er kunne være, at:

  • Lægge jeres pdf’er ind som HTML. Som et eksempel har folketinget.dk udarbejdet en HTML version af deres dokumenter, som linkes til udover dokumentet.
  • Sende dokumenterne til skabeloneksperter og få tilrettet dem af eksterne leverandører, eller uddan interne folk i at lave tilgængelige pdf’er.